Si possono stipulare atti "a distanza"?

• 05/05/2020

In questo periodo è forse più sentita la necessità di stipulare atti fra persone non contemporaneamente presenti nello stesso luogo, sia per le limitazioni alla mobilità sia per la giustificata preoccupazione del contagio. E dunque spesso mi viene richiesto di poter operare mediante il collegamento in videoconferenza e con la possibilità di firmare gli atti digitalmente.

Il problema è però più complesso di quanto può apparire ad una persona seria ed in buona fede.

Nell'atto notarile al notaio non è imposto soltanto di verificare l'identità personale degli intervenuti, ma anche quella di indagare personalmente sulla effettivita volontà delle parti.

Siamo sicuri che ciò possa avvenire con semplicità?

Non è certo così.

Si pensi all'identità personale. Come posso essere sicuro che il signor Tizio, spacciandosi per Caio, non stia cercando di vendere la casa non sua, se non controllando un documento di identità? In caso di atto a distanza lo potrei  trasmettere con una email o con sms. Ma come posso essere sicuro che quella copia che viene trasmessa non è il frutto di un "taglia e incolla" assolutamente semplice da realizzare?

E sull'accertamento della volontà? come posso essere sicuro che la persona che sta partecipando non sia sottoposta alla minaccia fisica di un'altra non inquadrata dalla videocamera del pc?

La certezza del contratto è un valore imprescindibile che merita una tutela assoluta. Dunque, queste modalità di stipula degli atti sicuramente dovranno essere adottate, ma solo nel momento in cui si riescano ad adottare anche strumenti tecnici che consentano di tutelarla appieno. 

Ed infatti il Notariato italiano, molto avanti rispetto alla maggior parte dei paesi del mondo, sta da tempo studiando forme che consentano la stipula di atti a distanza, con le garanzie non diverse da quelle proprie degli atti tradizionali.

Nel frattempo come si può operare per evitare le riunioni di troppe persone in unico luogo?

- per le assemblee di società di capitali, mediante la videoconferenza che rispetti certi requisiti, modalità che in questo periodo di emergenza è possibile se nello studio del notaio non è presente neanche il presidente;

- per i contratti,  con la stipula mediante scrittura privata autenticata, che non richiede, come l'atto pubblico, la presenza contemporanea di tutte le parti;

- ove ciò non risultasse possibile, perchè l'atto richiede la forma pubblica, si può ricorrere alla redazione di una procura, che può essere ricevuta anche da un altro notaio in un luogo diverso da quello in cui l'atto deve essere stipulato, sia in forma cartacea che con atto digitale. Sarà poi il notaio che l'ha ricevuta che potrà comunicarla nel formato prescelto al collega che deve ricevere l'atto.

- negli atti pubblici, può essere possibile anche la conclusione attraverso due distinti atti contenenti l'uno la proposta di contratto e l'altro l'accettazione; ciò in particolare è possibile nei contratti di mutuo in cui sarà necessaria la presenza fisica dei soli mutuatari.